隨著建設投資結構調整和行業(yè)競爭的日益激烈，勘察設計企業(yè)市場經營面臨前所未有的困難，行業(yè)利潤率持續(xù)下滑。企業(yè)如何度過“寒冬”、如何“活下去”，開源節(jié)流是方向，降本增效和高質量發(fā)展是途徑，而練好“內功”進行業(yè)務管理數字化轉型升級、提升信息化管理水平是一種重要的手段。本文圍繞勘察設計企業(yè)生產管理內容，以項目管理為核心主線，應用最新的系統(tǒng)架構方法、軟件開發(fā)理論和交互設計研究成果，提出勘察設計企業(yè)級項目管理信息系統(tǒng)的建設思路，闡述系統(tǒng)架構、設計和開發(fā)的步驟和方法，以期為勘察設計企業(yè)建設企業(yè)級項目管理信息系統(tǒng)提供參考。

項目管理信息系統(tǒng)的現狀

企業(yè)進行信息化管理的主要目的是提高運營效率、降低運營成本、提供數據決策支撐，通過優(yōu)化企業(yè)內部運營流程、消除管理壁壘和信息孤島、打通跨部門業(yè)務數據流，實現運營管理過程的規(guī)范化、流程化、透明化，提升企業(yè)業(yè)務管理水平；通過高效率管理和高質量服務提升客戶滿意度、忠誠度，從而提高企業(yè)的營業(yè)收入和利潤。

目前，很多勘察設計企業(yè)已經采用購買或者委托開發(fā)的方式，建立了自己的信息化管理系統(tǒng)，將流程、表單、數據等“搬”到網絡上。這些系統(tǒng)以作業(yè)流程為信息處理方式，以各類業(yè)務為管理單元，將行政辦公、合同管理、財務管理、采購管理、進度管理、質量管理、產值管理、成本管理等作為管理模塊，模塊之間相對獨立，數據關聯(lián)性弱。從企業(yè)各職能部門的角度看，這種管理模式能夠滿足日常事務性辦公工作的信息化管理。如果將OA系統(tǒng)架構用于建設項目管理系統(tǒng)，因其底層架構特點，則會導致事倍功半的效果。這種開發(fā)模式下，通常會將每個項目所管理的內容分散在各功能模塊中，管理界面沒有體現項目管理的業(yè)務核心主線，項目管理人員、生產人員或企業(yè)管理人員希望高效和全面掌控項目的生產組織、進度、成本、技術、質量和服務等信息非常困難，管理效率和操作交互效率并不高，導致在系統(tǒng)使用過程中產生項目資源調配效率低、工作響應不及時、生產進度和服務滯后、分包和成本管理失控、客戶對服務滿意度低等一系列問題。

從企業(yè)級系統(tǒng)架構角度分析，業(yè)務架構需要底層的技術架構、數據架構和應用架構（圖1）來支撐，而OA系統(tǒng)的底層架構并不適用于項目管理系統(tǒng)的開發(fā)，因為OA系統(tǒng)架構主要是滿足業(yè)務管理的表單和流程，業(yè)務之間相對獨立，不需要對業(yè)務進行分層和嵌套管理。而項目管理需要進行WBS分解，對任務樹的每個節(jié)點進行進度、成本、質量、人力等維度的管理，這類業(yè)務架構需要充分考慮結構分層和嵌套管理的要求。

圖1 系統(tǒng)架構示意圖

項目管理信息系統(tǒng)的特點

項目管理系統(tǒng)需要實現以項目為管理單元，將業(yè)務、流程、組織、資源等信息有效整合進行集中展示和全方位管理，而OA管理系統(tǒng)是以某一具體事務的表單和流程作為管理單元，沒有強關聯(lián)性。

從流程管理方面分析。項目管理系統(tǒng)基本流程包括管理流程、業(yè)務流程和作業(yè)流程，管理流程是指項目管理的主線流程，業(yè)務流程包括合同管理、質量管理、進度管理、成本控制、采購管理等流程，作業(yè)流程是指合同注冊過程評審和審批等具體的事務流程；OA管理系統(tǒng)則主要滿足作業(yè)流程管理的需求。

從系統(tǒng)交互界面和框架布局方面分析。OA管理系統(tǒng)將管理的業(yè)務類型分級配置為菜單，而所有的需要批轉的流程被歸集到任務箱或待辦箱中提醒，業(yè)務關聯(lián)性和全局性較弱。項目管理是在項目框架下圍繞項目管理為主線的業(yè)務管理，業(yè)務管理之間需要相互關聯(lián)。為了確保項目管理人員能夠掌握項目全局信息，需將各類數據集中展示、導航提醒、進行處理（圖2），項目管理人員在交互界面上對需處理的業(yè)務信息、事務流程進行輸入或批轉，大幅提高進度控制、資源調配和任務監(jiān)控的效率。

圖2 OA系統(tǒng)與項目管理系統(tǒng)交互框架對比

從應用架構方面分析。OA系統(tǒng)的流程引擎、表單引擎、報表引擎、列表引擎、消息引擎等配置工具，主要針對業(yè)務單元而設計，適應于辦公類業(yè)務管理；項目管理系統(tǒng)的各類配置工具和引擎要支撐項目的多維度管理要求，系統(tǒng)須具有較強的可擴展性和多級嵌套配置能力。

從數據架構方面分析。OA系統(tǒng)主要包括菜單系統(tǒng)、權限系統(tǒng)等基礎數據表以及業(yè)務表單內容的數據表，數據表之間的關聯(lián)度不高；項目管理系統(tǒng)在數據架構和數據庫設計時，需要圍繞項目管理為主線，將合同管理、進度管理、人力資源、財務管理、質量管理、成本控制、輸出管理、產值分配等各類業(yè)務的數據表與項目WBS樹形多級結構關聯(lián)。

項目管理信息系統(tǒng)建設的步驟

勘察設計企業(yè)在系統(tǒng)建設過程中，首先要明確企業(yè)的戰(zhàn)略架構和目標，然后結合企業(yè)生產經營實際進行業(yè)務架構，并根據業(yè)務架構進行應用架構、數據架構和技術架構。在軟件開發(fā)工程中，應用信息系統(tǒng)項目的管理工具監(jiān)督系統(tǒng)開發(fā)過程，按照軟件工程的流程和步驟進行系統(tǒng)的規(guī)劃、設計、開發(fā)、測試和運維。在系統(tǒng)開發(fā)前期，圍繞勘察設計企業(yè)生產經營管理實際進行需求分析、方案設計、原型設計的投入是非常值得的。與建設工程項目相類似，軟件工程的規(guī)劃設計階段對于項目的影響程度占到35%–75%，而所耗費的時間和費用只占到整個項目的3%–10%。為了保證系統(tǒng)開發(fā)階段的效率和系統(tǒng)建成后的可用性，在系統(tǒng)開發(fā)前期，一定要利用好系統(tǒng)設計和架構的這一最有利階段。首先，根據系統(tǒng)設計成果進行業(yè)務架構；其次，根據業(yè)務架構進行與之相適配的應用架構、數據架構和技術架構。業(yè)務決定技術、技術支撐業(yè)務，應用架構、數據架構、技術架構是業(yè)務架構的重要支撐（圖3），這與工程設計過程的先建筑、后結構、再基礎的順序同理。

圖3 架構順序及關系圖

為了實現智能化業(yè)務管理，提高項目信息化管理的質量和效率，在系統(tǒng)的開發(fā)過程中，要將企業(yè)管理制度、質量管理體系和內控體系嵌入系統(tǒng)的管理流程、業(yè)務流程和作業(yè)流程，從而建立企業(yè)信息化項目管理知識體系。

圖4 項目策劃管理原型設計圖

為規(guī)范操作行為、提高作業(yè)效率，可將5W1H交互設計理論應用于系統(tǒng)業(yè)務導航和交互提示。5W1H就是將交互界面的按鈕、控件或操作節(jié)點通過不同的顏色、圖標或數字圈等方式，來提示用戶需要做什么（操作位置、任務數、任務內容）、為什么要做（依據制度和管理體系文件）、誰做（啟動、輸入、修改、批轉的權限）、什么時候做（需要及時處理或是限時處理）、怎樣操作（填報信息要求、批轉規(guī)則要求、注意事項），從而保證管理流程、業(yè)務流程、作業(yè)流程在項目管理主線中的連續(xù)性和規(guī)范性。通過導航和提示實現了“工作找人”，讓智能化系統(tǒng)督促所有項目參與人員和企業(yè)管理人員及時完成項目各節(jié)點需處理的任務。項目經理通過項目策劃界面不但可以直觀地掌握項目任務分配和節(jié)點任務工作情況（圖4），而且可以通過項目進度管理界面及時了解掌握項目整體進度情況（圖5）。

圖5 項目進度管理原型設計

企業(yè)級項目管理平臺系統(tǒng)

目前，勘察設計企業(yè)正在向工程總承包和全過程工程咨詢服務項目管理業(yè)務轉型，工程總承包和全過程工程咨詢項目的管理層級、組織模式、合同關系、供應鏈管理比勘察設計業(yè)務更為復雜。為了提高管理效率和獲取項目信息的及時性，業(yè)主方、設計方、施工方、監(jiān)理方、采購供應方等項目參與單位希望能在一個項目管理信息化平臺下協(xié)同項目管理和共享項目信息?？辈煸O計企業(yè)可以通過創(chuàng)新管理模式，提升企業(yè)服務能力和水平，提供項目管理系統(tǒng)的用戶授權認證訪問，為項目參與單位提供項目協(xié)同管理平臺，打通供應鏈和產業(yè)鏈的信息孤島，提高項目管理質量，為工程的建設增值。（本文作者刀勇來自云南省設計院集團有限公司）

參考文獻

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來源：《中國勘察設計》雜志