項目變更評估和變更文件，在變更審核會議完成后的3個工作日內必須完成。如果團隊成員在第一天結束時尚未回復前述請求,則在接下來的24小時內，采用5×5溝通法操作，以確保在3天的有效期限內，能夠獲得各方對相關信息的接受和認可。
一旦獲得所有所需的批準和接受,便可以利用所有表達了接受的電子回復郵件對A&A表格進行注釋;掃描并將A&A表格和每封包含接受/認可信息的電子郵件合并到已批準的項目變更評估PDF中,來更新已批準的項目變更評估PDF文件并最終定稿。
當所有的文件準備就緒,并且可以提供給項目經理審核時，文件應包含:
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帶有簽名或注釋的A&A表格。表格中的信息可以證明項目管理者、項目負責人、高層利益攸關方、職能經理和團隊成員（整個項目團隊)的電子批準/接受。
2.一封電子郵件。郵件內容應按照A&A表格注釋的順序,提供注釋中各方提供的電子批準/接受。
3.獲得批準/接受的項目變更評估和變更文件。
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