是不是有很多項目經理都會遇到這樣的問題：無論你做的項目計劃有多完美，期間總會出現(xiàn)各種影響項目進度的事情。
于是“項目計劃經常得不到很好執(zhí)行，該如何有效管理項目進度？”也成了很多項目經理的困擾。
其實，項目進度管理和項目計劃一樣重要，因為它決定了時間軸、所需資源和項目交付的現(xiàn)實情況。
要做好項目進度管理，第一步就是要理項目計劃和管理策略，其次才開始對項目的整體進度進行把控。只有這樣，才能做到游刃有余。
01
明確項目計劃表，任務分配
一個項目能不能成功，其實在開始時就決定了，任務是否明確，日程計劃表怎么寫，還是有規(guī)矩可循的。
不要不當回事，項目或者任務一接到手就開始做，邊做邊發(fā)現(xiàn)問題再補救問題，這樣只能陷入十分被動的局面。
6個步驟，幫助大家完成項目計劃表：
第一步，考慮到所有的團隊成員
盡可能保證團隊成員的權益，讓成員參與到進度計劃表的討論中，以便達成共識。
最大程度可以避免一人獨斷、考慮不到位的情況，也方便在計劃時出現(xiàn)偏差可以及時糾偏。
第二步，對項目的范圍考慮要面面俱到
項目經理要保證客戶與公司等各個利益相關方的需求，提前做好溝通與需求對接確認，以此來形成整個項目執(zhí)行的框架。
做好這一步的好處有兩個，一個是可以有一個大致的框架預判，另一個，則是在后期出現(xiàn)需求變更時，至少有一個依據(jù)。
第三步，創(chuàng)建好關鍵里程碑節(jié)點
項目開始進行，需要在整個項目周期中埋好幾個點，目的是用于在效果與實際的監(jiān)測。
項目經理根據(jù)項目情況設置好階段性的工作，每個階段的工作屬于項目里的一個小項目，到了階段性的節(jié)點時，進行及時的檢查，可以查看項目是否在正常的軌道上進行。
設置里程碑主要有兩個好處：
一是及時的進行進度監(jiān)控與糾偏；
另一個，是每個里程碑的完成可以讓團隊的小伙伴始終保持專注，并在階段性的完成中獲得正向的反饋，可以保持積極性。
第四步，花費一些時間去做好時間評估
初步完成了日程表后，我們還需要花點時間和心思去評估一下整體的項目。方法包括但不限于查看借鑒歷史信息、搜索他人的項目經驗等。
這樣做可以保證我們在項目開始之前，可以做一個初步的評估，做到心中有數(shù)。
第五步，提前預見時間和項目范圍的波動
計劃永遠趕不上變化，不論事先的規(guī)劃和準備多精細，永遠比不上需求變更，進度“遲到”，突發(fā)情況一系列的沖擊。
無論你是經驗多老道的PM大牛，還是提前做的準備工作有多么的事無巨細，前進的道路總會掀起一些波瀾，這些猝不及防的變化極有可能讓你前功盡棄。
因此，我們不能把時間安排得太滿，而是預留一些額外的時間和緩沖。
第六步，分配任務給團隊成員
任務下發(fā)，很多PM認為，就是簡單的上傳下達的分配工作，并不會占用多少時間，所以在這方面的計劃幾乎沒有。
根據(jù)我多年的經驗，永遠別指望我們的項目成員可以擁有100%的生產力，可以在項目周期中每天100%的努力和堅持，你自己也做不到。
總會被會議、請假、臨時溝通、矛盾沖突等等額外的時間，不去記錄就悄悄的占用了你的計劃時間，而且累計起來，其實由此影響的進度是非常大的。
不要小瞧積累的力量，忽視它你一定會后悔的
著名的二八定律告訴我們，80%的工作成果是由20%的關鍵性動作完成的。
而前期的項目計劃制作就屬于這20%的范圍內，做好這一部分，后期的推進中你一定會輕松很多！預估沒做好，無疑親手給未來的自己挖坑。
02
4個項目進度管理表
當然，無論計劃多完美，總會出現(xiàn)各種影響項目進度的事情。
我們要做的是，對每個項目進行優(yōu)先級的劃分、整理和歸納后，我們大腦里的任務就全部轉移到工具中進行處理。
這樣項目經理才能有更多的時間去做好進度的把握以及項目進程的風險控制等更為重要的事情。
對于PM同胞們來說，更可怕的事情莫過于項目還在，時間沒了。
試問誰不想把項目和進度都牢牢握在手里，享受運籌帷幄的感覺？
所以老原在這也推薦4個項目管理進度表，有了它想做不好項目進度都難。
01 項目進度管理表。
通過項目進度管理表，匯總項目所需的基礎且必要的信息。
包括但不僅限于項目任務、重要程度、責任人、起始時間、進度、狀態(tài)、備注等，都需要清晰的表現(xiàn)出來。
全面的信息可以讓項目進度更加清晰明了，便于在規(guī)定的時間制定出合理、經濟的計劃進度。
02 項目進度看板圖。
在項目中，我們需要清楚在什么時間該做什么，什么時間點交付。
項目進度看板圖以可視化圖表形式展示項目進度，更直觀更方便。同時也非常適合總結和向上級匯報。
而且隨著內容的修改，項目進度看板會自動更新，十分便捷也不容易出錯。
構建的項目進度看板圖，可以當作模板來使用，下次如果需要使用，只要修改其中的時間和項目內容，項目狀態(tài)就會自動更新。
03 項目進度明細表。
應該包括項目起始時間、實際工時、完成進度、完成情況等詳細數(shù)據(jù)，一目了然，更方便管理。
哪些落后進度，哪些正在進行，哪些延期，盡在掌握。項目經理在管理實際工作會更加方便且能對癥下藥。
需要特別留意的是，這里匯總的是項目內部任務拆解后的子任務，順勢寫下每個準備項目即可。
如果在一個圖內需要體現(xiàn)多個項目，則可以用項目名稱-任務名稱的命名方式，便于任務表的理解。
04 項目進度綜合管理表。
我們常說的項目進度綜合管理表，其實很多時候指的是甘特圖。
項目甘特圖可以達成項目管理可視化，合理的控制項目進度，進而更好地完成目標。
想要創(chuàng)建甘特圖，你得知道完成項目所需的各個任務，評估每個任務需要多長時間，哪些任務是依賴于其他任務的。
我們可以在原有基礎上增加項目進度柱狀圖，既可以明確各個任務的進程，又可以知道整體的進度。
在進行每個項目時，只有制定比較詳細的可操作的項目進度管理計劃，才可以統(tǒng)籌安排好整個項目的管理工作，使得項目各方面的的工作有條不紊的開展，這4個項目進度管理表就是一個重要的工具。
當然，工具只是輔助，只要能完成目標，做好監(jiān)控，并沒有人說一定要依賴這一個指標，大家還是需要結合實際和多種指標來衡量和判斷KPI的執(zhí)行和推進。
還是希望大家能夠用好工具，而不是被工具支配。
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