在企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)中，存在著眾多需要多人同時(shí)協(xié)同編輯一個(gè)表格的場(chǎng)景。傳統(tǒng)的解決方法就是通過(guò)篩選，將表格分拆成小表給多人進(jìn)行編輯修改，再收回來(lái)合并成大表。但如果這張表格要經(jīng)常更新，且更新的范圍不固定的話，則會(huì)帶來(lái)巨大的工作量。
怎么樣才能實(shí)現(xiàn)EXCEL表格多人同時(shí)協(xié)同編輯，且互不影響呢？
真實(shí)背景
接下來(lái)，我們來(lái)看一個(gè)真實(shí)的案例。
某企業(yè)采購(gòu)部有一張物料相關(guān)的表格，需要所有的采購(gòu)人員來(lái)協(xié)同編輯，但具體是哪些數(shù)據(jù)由誰(shuí)編輯則不確定，一行數(shù)據(jù)可能需要不同人員反復(fù)編輯。
二個(gè)模板解決問(wèn)題
我們的思路是通過(guò)高士達(dá)云平臺(tái)，將普通的EXCEL表格轉(zhuǎn)化為EXCEL模板，讓它們擁有更強(qiáng)大的功能。
首先，將原來(lái)的整張采購(gòu)數(shù)據(jù)表轉(zhuǎn)化為《采購(gòu)數(shù)據(jù)中心》模板，用于接收所有用戶(hù)的更新操作。采購(gòu)部經(jīng)理想查看所有數(shù)據(jù)通過(guò)此模板。
在模板中除了原有數(shù)據(jù)列，再添加【序號(hào)】、【用戶(hù)】、【最后修改人】、【最后修改時(shí)間】四列。通過(guò)【序號(hào)】給每一行數(shù)據(jù)進(jìn)行唯一編號(hào)；通過(guò)【用戶(hù)】列記錄當(dāng)前行數(shù)據(jù)是由哪個(gè)用戶(hù)正在編輯，默認(rèn)為空；【最后修改人】、【最后修改時(shí)間】則記錄該行數(shù)據(jù)最后由誰(shuí)何時(shí)進(jìn)行修改。樣表如下：
其次，增加一張《采購(gòu)員數(shù)據(jù)修改》的模板，用于每個(gè)采購(gòu)員修改《采購(gòu)數(shù)據(jù)中心》模板的數(shù)據(jù)。
模板中包含篩選條件、當(dāng)前操作人員姓名和符合條件的數(shù)據(jù)。準(zhǔn)備了兩個(gè)操作按鈕。
四個(gè)步驟完成操作
接下來(lái)，我們通過(guò)四個(gè)步驟來(lái)演示相關(guān)的操作。
第一步，每位采購(gòu)員每天打開(kāi)本人的《采購(gòu)員數(shù)據(jù)修改》模板?，F(xiàn)在采購(gòu)員黃佳麗選擇【采購(gòu)員】和【工廠】的篩選條件，然后點(diǎn)【獲取數(shù)據(jù)】按鈕。模板會(huì)自動(dòng)將符合要求的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)在下面的表格中。
采購(gòu)員黃佳麗獲取數(shù)據(jù)后，會(huì)自動(dòng)向數(shù)據(jù)中心申請(qǐng)權(quán)限，如果某行數(shù)據(jù)沒(méi)有被其他用戶(hù)修改，則會(huì)在《采購(gòu)數(shù)據(jù)中心》模板中標(biāo)記當(dāng)前用戶(hù)的姓名。此時(shí)表示黃佳麗有權(quán)限修改數(shù)據(jù)。
第二步，如果在同一時(shí)間內(nèi)，有另一位采購(gòu)員周水英也打開(kāi)他自己的《采購(gòu)員數(shù)據(jù)修改》模板，調(diào)取相同的條件的數(shù)據(jù)，則會(huì)在他的表中顯示當(dāng)前正在修改的采購(gòu)員姓名（黃佳麗），由于他不具備編輯權(quán)限，所以表格行會(huì)顯示為黃色，同時(shí)無(wú)法選中相關(guān)的行進(jìn)行操作。
第三步，第一位采購(gòu)員黃佳麗完成編輯操作，點(diǎn)“保存”按鈕，并關(guān)閉《采購(gòu)員數(shù)據(jù)修改》模板，模板會(huì)自動(dòng)將黃佳麗的修改同步到《采購(gòu)數(shù)據(jù)中心》的模板，并記錄下最后修改人和修改時(shí)間。
第四步，第二位采購(gòu)員周水英點(diǎn)“刷新權(quán)限”按鈕，獲取修改權(quán)限。原來(lái)不能修改的數(shù)據(jù)因?yàn)辄S佳麗完成了修改操作，現(xiàn)在自動(dòng)獲取了權(quán)限。修改完成，點(diǎn)EXCEL保存按鈕，模板會(huì)將周水英的修改同步到《采購(gòu)數(shù)據(jù)中心》模板。
最后，采購(gòu)經(jīng)理可以隨時(shí)打開(kāi)《采購(gòu)數(shù)據(jù)中心》模板，里面的數(shù)據(jù)都是所有采購(gòu)員最新更新后的數(shù)據(jù)。同時(shí)還標(biāo)注了最后修改人和修改時(shí)間。這是不是一個(gè)非常高效的協(xié)同編輯結(jié)果？
如果你也有此類(lèi)需求，不妨在網(wǎng)上搜索一下“高士達(dá)云平臺(tái)”，你也能做出此類(lèi)效果來(lái)。或者留言給我，我將此模板分享給你。
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