為使項目達成既定目標，資源得以有效利用，項目經(jīng)理必須主動構(gòu)建4個機制：組織機制、決策機制、過程管理機制及獎懲機制。
1.組織機制。組織機制描述了項目的組織架構(gòu)，包含組織角色、核心角色、具體角色，以及各類角色的職責邊界。通過充分識別和論證，能夠讓所有相關(guān)方清楚自己在組織中究竟是什么位置，需要完成哪些工作。組織機制是項目管理中，人員各司其職的基礎(chǔ)，是工作分解結(jié)構(gòu)的前置必要工作。
組織角色：承擔統(tǒng)籌、整體管理的角色，能夠跨越各細分小組，整體管理項目的目標、進度、問題、風險等，同時能承擔項目中的決策工作。
核心角色：承擔某類角色的關(guān)鍵人員、一號位，如項目一號位、產(chǎn)品一號位、研發(fā)一號位、業(yè)務(wù)一號位等，負責承擔這類角色的統(tǒng)籌、計劃、管理及決策職能。
具體角色：承擔某類角色的具體人員，負責該類角色的具體工作執(zhí)行和反饋，如研發(fā)、測試、風險管理、質(zhì)量管理等。
2.決策機制。決策機制規(guī)定了項目產(chǎn)生的訴求（方案、問題、風險）如何讓各相關(guān)方達成一致的意見。具體的決策規(guī)則可以因項目而異，但必須遵循自上而下的項目管理制度，并且讓大家達成共識。決策機制要明確決策的類型、決策規(guī)則、反饋方式及決策的時效性。常見的決策機制有以下三種。
逐層升級決策：項目產(chǎn)生的問題、風險由具體人員進行記錄并跟蹤，先在相關(guān)小組內(nèi)溝通確認，如無法達成共識，再上升到項目組織、職能組織及高層會議組織中。通過逐層升級，獲取事物的最終判斷。
專家表決決策：項目產(chǎn)生的待決事項，可以通過成立專家小組的方式，指定專家組長或者專家成員舉手表決的方式進行決策，如項目驗收、項目變更評審等。
第三方機構(gòu)決策：項目的待決事項，可以邀請第三方機構(gòu)，通過調(diào)查研究并給出專業(yè)報告，代表決策成果，如項目質(zhì)量結(jié)果、項目審計結(jié)果等。以上決策方式按需選取，需明確決策類型、規(guī)則、反饋方式及時效性。
3.過程管理機制。過程管理機制描述了項目團隊成員如何互相協(xié)作，以及如何完成任務(wù)，即在什么時間點、用什么工具、完成什么要求的工作。
會議機制：項目有哪些會議，什么時間、什么方式開會，需要誰參會，會前需要準備什么材料。
信息同步機制：項目會定期輸出哪些信息，通過什么方式同步給大家（即時通信工具、郵件、還是會議）。
項目作業(yè)：項目需要定期完成哪些輸出物，有什么要求，什么時間點交給誰等。
這些都明確了，大家才能更好地配合，工作也會更高效。
4.獎懲機制。這是4個基礎(chǔ)機制中最特別、最必要的，也是最重要的機制。以上3個機制說的都是具體怎么去做，而這個機制則描述了遵守機制和不遵守機制帶來的后果，這樣才能讓大家有更多的動力，同時也增加了“違規(guī)”的成本。
獎勵機制：獎勵機制有兩種，一是跟目標掛鉤，目標達成則完成相應(yīng)的獎勵，完不成則獎勵打折或者取消；二是跟目標無關(guān)，按季度、年度發(fā)放一些獎勵，激勵大家不斷進取。好的獎勵是能促進激發(fā)自驅(qū)力的，在保障項目利益、公司利益的前提下，有時候也不能太摳門。
懲罰機制：基于獎勵機制，如項目重要性特別強，同時試錯成本非常高，那么需要建立相應(yīng)的懲罰措施。
話說回來，不管是獎勵還是懲罰，結(jié)合公司實際情況，項目經(jīng)理適當為團隊成員爭取利益，也是項目成功的必備條件。
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