前言

企業(yè)日常用的質量管理工具，包括SWOT、PDCA、5W2H、SMART、WBS、時間管理、二八原則，就像木匠工具箱中的鋸子（鋸木頭）、刨子（刨木頭）、墨線盒（拉直線）等等一樣，各種工具有它自己的特性與功能，教我們如何（How）做事的方法，它的目的（What）是解決問題。要“靈活”應用管理工具，不要為管理工具而管理工具。

SWOT分析法

在IATF 16949:2016標準“4.1 理解組織及其環(huán)境”中要求：“組織應該基于內部、外部的環(huán)境因素分析，制定公司的戰(zhàn)略”。

那么應如何有效的開展戰(zhàn)略分析與制定呢？我們推薦采用一種戰(zhàn)略分析工具-SWOT法：從公司內部和外部收集信息，分析市場環(huán)境，識別競爭優(yōu)勢與風險，真正基于充分的市場分析及自身條件，制定公司的發(fā)展戰(zhàn)略。

PDCA循環(huán)規(guī)則

PDCA是一個企業(yè)管理概念，由美國質量管理專家休哈特博士首先提出，由戴明博士采納、宣傳，在全世界進行普及，所以又稱戴明環(huán)。

PDCA循環(huán)的含義是將質量管理分為四個階段，即計劃（plan）、執(zhí)行（do）、檢查（check）、處理（Act）。

PDCA告訴我們，做一件事，有目標和計劃，但要照此去執(zhí)行，執(zhí)行過程中有檢查、問題發(fā)現(xiàn)，再將問題進行處理，并對下一步計劃產(chǎn)生積極的影響。

PDCA是一個環(huán)，看似一個閉環(huán)，卻又不斷循環(huán)往復，向上爬升。優(yōu)秀的人，都具有PDCA思想！

但能夠不斷爬升的環(huán)，首先應該是一個完整的閉環(huán)。

做人，無論是溝通行為，還是自律行為，都需要PDCA的思想。

與人溝通，有開始，有結束，即使過程被打斷，但記得要“閉環(huán)”，事后的一個簡單知會，讓對方舒服，也會讓你的人際環(huán)不斷地爬升到更高水平。

一個自律的人，更是符合PDCA的閉環(huán)與循環(huán)思想。

很多人，之所以優(yōu)秀，是因為他們本身有一種PDCA管理機制，甚至是無意識的進行自我執(zhí)行-修復-計劃的過程，所以能夠站在一個個比較踏實的基礎上不斷提升，這個踏實的基礎就是針對某件事情的PDCA。

5W2H法

5W2H法是第二世界大戰(zhàn)中美國陸軍兵器修理部首創(chuàng)。簡單、方便，易于理解、使用，富有啟發(fā)意義，廣泛用于企業(yè)管理和技術活動，對于決策和執(zhí)行性的活動措施也非常有幫助，也有助于彌補考慮問題的疏漏。

SMART原則

SMART原則是制定計劃的重要管理工具，解決大家每日時間管理表的目標空洞的問題，是執(zhí)行力文化的重要組成部分。

Specific 具體的；

Measurable 可測量的；

Attainable 可達到的；

Relevant 相關的；

Time based 時間的；

意義：人們在制定工作目標或者任務目標時，考慮一下目標與計劃是不是SMART化的。只有具備SMART化的計劃才是具有良好可實施性的，也才能指導保證計劃得以實現(xiàn)。

特別注明：

有的又如此解釋此原則：

——S代表具體(Specific)，指績效考核要切中特定的工作指標，不能籠統(tǒng)；

——M代表可度量(Measurable)，指績效指標是數(shù)量化或者行為化的，驗證這些績效指標的數(shù)據(jù)或者信息是可以獲得的；

——A代表可實現(xiàn)(Attainable)，指績效指標在付出努力的情況下可以實現(xiàn)，避免設立過高或過低的目標；

——R代表現(xiàn)實性(realistic)，指績效指標是實實在在的，可以證明和觀察；

——T代表有時限(time bound)，注重完成績效指標的特定期限。

時間管理－重要與緊急

美國著名管理學家科維提出的一個時間管理的理論：時間“四象限”法，把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分，基本上可以分為四個“象限”：既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。

按處理順序劃分：先是既緊急又重要的，接著是重要但不緊急的，再到緊急但不重要的，最后才是既不緊急也不重要的?！八南笙蕖狈ǖ年P鍵在于第二和第三類的順序問題，必須非常小心區(qū)分。另外，也要注意劃分好第一和第三類事，都是緊急的，分別就在于前者能帶來價值，實現(xiàn)某種重要目標，而后者不能。

優(yōu)先順序=重要性*緊迫性在進行時間安排時，應權衡各種事情的優(yōu)先順序，要學會“彈鋼琴”。
對工作要有前瞻能力，防患于未然，如果總是在忙于救火，那將使我們的工作永遠處理被動之中。

第一象限和第四象限是相對立的，而且是壁壘分明的，很容易區(qū)分。

第一象限是緊急而重要的事情，每一個人包括每一個企業(yè)都會分析判斷那些緊急而重要的事情，并把它優(yōu)先解決。

第四象限是既不緊急，又不重要的事情，有志向而且勤奮的人斷然不會去做。

第二象限和第三象限最難以區(qū)分，第三象限對人們的欺騙性是最大的，它很緊急的事實造成了它很重要的假象，耗費了人們大量的時間。

依據(jù)緊急與否是很難區(qū)分這兩個象限的，要區(qū)分它們就必須借助另一標準，看這件事是否重要。也就是按照自己的人生目標和人生規(guī)劃來衡量這件事的重要性。如果它重要就屬于第二象限的內容；如果它不重要，就屬于第三象限的內容。

投資第二象限

第一象限的事情重要而且緊急，由于時間原因人們往往不能做得很好。第二象限的事情很重要，而且會有充足的時間去準備，有充足的時間去做好?？梢?，投資第二象限，它的回報才是最大的。

走出毫無意義的第三象限，把有限的時間投入到最具收益的第二象限去，不要再在第三象限做那些緊急但是不重要的無聊事情了。

上面是一個普通人和高效能人士時間安排的一個比較圖。高效能人士的時間安排是，把65%-80%的時間安排在重要但不緊急的工作，由于他們把大部分工作都提前統(tǒng)籌和規(guī)劃好了，其余象限的工作自然而然就減少了。

第二象限重要但不緊急的工作包括問題的發(fā)掘與預防、持續(xù)學習、關于團隊的建設、真正有效的授權、確定自己的個人使命、長期的職業(yè)生涯規(guī)劃、個人使命等。

“四象限時間管理”的目標不是鼓勵用戶將日程安排的極其飽滿，每天完成N多事情才覺得有成就感，而是要讓您學會將時間、精力更多地分配到那些對于達成人生目標有重要價值的事情上，即關注那些“重要不緊急”象限里的任務。不同的價值觀，對于同一件事情的事務象限劃分也會不一致。

任務分解法WBS

WBS即Work Breakdown Structure，如何進行WBS分解：目標→任務→工作→活動。

WBS分解的原則：

將主體目標逐步細化分解，最底層的任務活動可直接分派到個人去完成；每個任務原則上要求分解到不能再細分為止。

WBS分解的方法：

至上而下與至下而上的充分溝通；

一對一個別交流；

小組討論。

WBS分解的標準：

分解后的活動結構清晰；

邏輯上形成一個大的活動；

集成了所有的關鍵因素包含臨時的里程碑和監(jiān)控點；

所有活動全部定義清楚。

意義：學會分解任務，只有將任務分解得足夠細，您才能心里有數(shù)，您才能有條不紊地工作，您才能統(tǒng)籌安排您的時間表。

二八原則

巴列特定律：“總結果的80%是由總消耗時間中的20%所形成的?！?按事情的“重要程度”編排事務優(yōu)先次序的準則是建立在“重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)”的原理的基礎上。

舉例說明：

80%的銷售額是源自20%的顧客；

80%的電話是來自20%的朋友；

80%的總產(chǎn)量來自20%的產(chǎn)品；

80%的財富集中在20%的人手中；

這啟示我們：在工作中要善于抓主要矛盾，善于從紛繁復雜的工作中理出頭緒，把資源用在最重要、最緊迫的事情上。

甘特圖

甘特圖是項目中需要在設定的時間內完成的任務的直觀視圖，可用于計劃各種規(guī)模的項目。它們將始終顯示項目的開始和結束日期，甚至還可以幫助您查看在給定的一天中必須完成的工作。

良好的甘特圖，應能為您的項目提供有效的概述，包括：

1. 您需要完成哪些任務;

2. 任務需要完成的順序;

3. 每個任務應花費多長時間;

4. 在項目期間完成了多長時間的任務。

甘特圖可以通過多種方式創(chuàng)建。幸運的是，Minitab Workspace提供了兩種不同類型的甘特圖模板，標準的甘特圖（如下所示）和任務甘特圖，它們是該軟件中90多種工具的一部分。

甘特圖不僅是獲取項目的組織概覽的直觀工具。甘特圖還具有以下優(yōu)點：

1. 增強溝通

尤其是在許多人遠程工作的時代，溝通至關重要。甘特圖可以改善團隊溝通，因為項目經(jīng)理可以看到誰在項目的給定部分中工作，向他們提供反饋并輕松地協(xié)調信息。

當每個人都使用標準的甘特圖模板（例如Minitab Workspace中的版本）時，溝通甚至會更加強大。甘特圖也非常適合與高管和利益相關者交流高級計劃和狀態(tài)更新，而任務甘特圖（如下所示）則更好地顯示和與工作團隊更詳細地交流工作進度。

2. 避免資源過載

甘特圖的另一個主要優(yōu)點是它們可以防止資源過載。當在許多任務中使用的資源太少時，就會出現(xiàn)許多團隊問題。甘特圖可以幫助您有效地管理資源，確保沒有團隊成員負擔過重。

3. 跟蹤進度的能力

使用甘特圖，您可以確保遵守時限。您可以輕松查看所有正在進行的任務以及相對于某些項目里程碑的進展情況。單獨使用此功能有助于使甘特圖對于任何項目都是必不可少的。

Minitab Workspace中的里程碑功能特別有用，因為它使您可以以清晰的書面格式輕松跟蹤，更新和查看整個項目中的這些關鍵項目檢查點。

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