項目管理軟件：幫助企業(yè)更好地規(guī)劃多個項目資源（項目管理軟件app）
最近有報告顯示，59% 的項目經(jīng)理需要同時管理2~5個項目。此外，Wellingtone 的研究發(fā)現(xiàn)，項目經(jīng)理目前面臨的最大挑戰(zhàn)包括管理過多的項目和資源管理不善。
俗話說，凡事預則立，不預則廢。因此，如果需要管理多個項目的資源，先了解可能遇上的挑戰(zhàn)以及如何應對的解決方案。
多項目資源規(guī)劃面臨的挑戰(zhàn)
項目管理本來就是一項復雜的工作，當多個項目同時進行時，收益和風險都會成倍增加。
當有多個項目而資源有限時，項目管理就成了一場雜耍。隨著現(xiàn)有項目的進展和新項目的啟動，團隊變得越來越分散。在沒有所需資源的情況下啟動新項目，往往會導致每個單位和每個人都同時參與多個項目，努力保持頭腦清醒。
在這種情況下，與資源相關(guān)的常見挑戰(zhàn)通常包括：
● 容量規(guī)劃不足
規(guī)劃資源及其能力意味著你要知道團隊中的現(xiàn)有人員是否有足夠的空閑時間來啟動和完成項目。如果對資源可用性缺乏深入了解，幾乎不可能進行有效的資源分配，也會讓人對項目何時交付以及是否能夠交付產(chǎn)生錯誤的預期。
● 風險評估不充分
評估業(yè)務(wù)風險是很常見的事情。在進行容量規(guī)劃和資源分配時，請考慮諸如員工生病、休假、離職或其他可能影響資源管理計劃的原因等因素。
就像你會為可能危及項目的一系列風險制定緩解策略一樣，資源風險也需要考慮在內(nèi)。
● 沒有實時監(jiān)控
由于缺乏或沒有實時監(jiān)控，項目經(jīng)理在做出關(guān)鍵決策時往往會盲目行事。你需要做好人力資源規(guī)劃，以獲得良好的開端，然后定期檢查可能發(fā)生的變化，看看是否需要做出調(diào)整，以便將項目進行到底。
但是，當項目經(jīng)理需要在電子表格中進行所有這些工作時，不僅浪費了工作時間，而且是在沒有實時數(shù)據(jù)的情況下進行資源規(guī)劃。
● 資源利用率記錄不全
資源利用率是指資源用于完成某項任務(wù)的時間。如果在為即將到來的項目規(guī)劃資源時，沒有記錄完善的利用率數(shù)據(jù)作為依據(jù)，準確估計需要多少人手以及如何分配這些人手就成了問題。
如何管理多個項目的資源
多個項目的資源規(guī)劃存在很多陷阱。但哪里有陷阱，哪里就有繞過陷阱的方法。以下是一些屢試不爽的方法：
1.定義整體資源庫
概覽所有項目和可用資源是做好規(guī)劃的最佳途徑。例如，將所有項目和資源數(shù)據(jù)整合到一個地方后，你就可以分析任何特定時間點的資源能力，了解誰有空、誰已滿、誰已面臨倦怠風險。
2.避免超額預訂
資源超額預訂和重復預訂是首先要避免的事情。然而，這也正是多項目管理中更容易出現(xiàn)的問題。有了全面的資源庫視圖，你就能明智地分配資源，甚至在必要時進行資源調(diào)配。
3.使用資源管理軟件
找到一款管理多個項目資源的項目管理軟件是實現(xiàn)資源規(guī)劃流程自動化的第一步。借助符合項目需求的工具，就能減少人為錯誤、高效協(xié)作、節(jié)省時間，并從整體上更好地把握項目的進展情況，以及項目最終會以開瓶香檳而告終的可能性有多大。
4.參與人員達成共識
溝通不暢很容易導致項目脫軌。與項目團隊溝通，深入了解他們的資源可用性、分配和規(guī)劃情況，將使你的業(yè)務(wù)計劃多了一層保障。
在資源容量面臨壓力的情況下，至關(guān)重要的是，每個參與人員都必須達成共識，以便他們能夠根據(jù)最關(guān)鍵的事情調(diào)整自己的努力。評估每個項目的緊迫性和重要性、明確定義每個項目的目標、可交付成果和時間表，并確保你與團隊溝通這些信息。
5.監(jiān)控并準備好適應
時刻密切關(guān)注項目進度和資源利用率。利用項目數(shù)據(jù)來識別項目中的潛在瓶頸、風險或依賴性。項目進度表的實時可視化概覽（例如8Manage PMO 多項目管理軟件的進度管理）在這方面非常有幫助：當所有進度表和時間表都直觀地呈現(xiàn)在面前時，更容易發(fā)現(xiàn)潛在沖突。
8Manage PMO提供各種先進的資源管理功能，包括：
● 自動根據(jù)資源技能和可分配時間跨區(qū)域和部門查找合適的資源
● 實時跟進資源的計劃分配，實際分配和實際使用情況
● 根據(jù)資源分配自動進行費用估算和預算
● 對資源的計劃使用情況與實際使用記錄進行比較分析
● 自動檢測資源的過度分配與不合適的資源
系統(tǒng)還提供各種資源計劃與使用報表，根據(jù)這些報表項目人員可清晰地了解在項目進展中所有資源的計劃分配情況，實際分配情況以及實際使用情況。
總結(jié)
管理多個項目資源很容易陷入混亂，尤其是在沒有適當?shù)墓ぞ摺⒓夹g(shù)和控制措施的情況下。希望上述提示能幫助你自信、清晰地管理多個項目。
目前，成千上萬像你一樣的項目經(jīng)理通過使用8Manage PMO 多項目管理軟件，掌握了多項目管理。它提供了一個單一的平臺來計劃、安排、管理和監(jiān)控所有項目。此外，8Manage PMO還具有強大的項目規(guī)劃、依賴管理、成本管理、報告、時間跟蹤、溝通、風險管理等工具，使你和團隊輕松地按時、按計劃、按預算交付多個項目。
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