在2023年影響中國會計行業(yè)的十大信息技術中，電子會計檔案位列第五。綜合近三年的發(fā)布結果，電子會計檔案始終位居前列。
隨著數(shù)字化轉型的推進，前端的費控系統(tǒng)、共享系統(tǒng)因為技術的升級變得越來越自動化、智能化，傳統(tǒng)的紙質會計檔案的管理模式已經(jīng)越來越成為財務管理的痛點和難點。
1.實物會計檔案管理的困境
傳統(tǒng)的實物檔案管理模式下，報銷人員需要粘貼單據(jù)，行政人員需要收集、協(xié)同郵寄，財務人員需要接收、核對，當月結賬后，下月月初時會進行憑證的打印并與對應的報銷單據(jù)、發(fā)票等原始憑證進行匹配、整理，按憑證的順序號排列整齊，后續(xù)進行裝訂，填寫卷號、期間等等內容，最后上架到檔案架。
在這個過程中，帶來了比如粘貼、郵寄、打印等成本，也帶來了庫房、密集架等保管的成本，因為遠程郵寄、依賴人工核對的實物借閱、檔案室實物管理等可能會導致檔案丟失、保管損毀等風險，在日常的使用中，頻繁的實物調閱也會導致效率較低。
2.政策法規(guī)變化帶來新曙光
· 2020年6號文的發(fā)布、新版的檔案法的發(fā)布確定了電子化存儲會計檔案的法律效力。
· 2021年發(fā)布的《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》從國家標準上確定了電子檔案系統(tǒng)的建設規(guī)范與要求。
· 2022年發(fā)布的《電子會計檔案管理規(guī)范》明確了會計電子會計資料形成、收集、整理、歸檔和電子會計檔案保管、統(tǒng)計、利用、鑒定、處置等工作的要求。
· 今年5月17日財務部會計司發(fā)布了電子憑證會計數(shù)據(jù)標準試點的通知，涵蓋了增值稅電子發(fā)票、數(shù)電票、財政電子票據(jù)等9類電子憑證，電子檔案的范圍在持續(xù)擴大，進一步推動檔案的全面電子化建設。
3.電子會計檔案建設的核心目標
圖片無紙趨勢：逐步實現(xiàn)檔案的無紙化管理
短期實現(xiàn)電子發(fā)票、數(shù)電票等電子憑證的無紙化，內部生成的比如入庫單、記賬憑證的無紙化。長期看隨著政策的持續(xù)推進，數(shù)電票的持續(xù)推廣，電子憑證會計數(shù)據(jù)標準試點的持續(xù)擴大，將會進一步推進檔案全面無紙化，減少檔案管理工作的資源占用，降低管理成本。
圖片符合監(jiān)管：符合國家政策監(jiān)管要求
確保會計檔案的真實性、完整性、可用性、安全性，符合檔案管理的“四性”檢測要求，符合相關政策法規(guī)的管理要求。
圖片高效利用：高效應對內外部的檢查
滿足檔案日常的借閱、查詢，高效地應對內外部審計、稅務等的檢查事宜。
圖片加強管理：規(guī)范內部管理，加強風險管控
通過系統(tǒng)化、集中化、無紙化的電子檔案管理模式替代傳統(tǒng)手工檔案管理模式，實現(xiàn)公司內部檔案管理規(guī)范統(tǒng)一，避免檔案丟失、保管損毀等風險。
圖片統(tǒng)一平臺：統(tǒng)一信息平臺，提高管理效率
搭建統(tǒng)一電子檔案管理平臺，實現(xiàn)各類檔案采集、存檔、保管、利用全流程自動化，建立會計憑證、原始附件、影像等資料的高效匹配與聯(lián)結。
圖片數(shù)據(jù)價值：助力企業(yè)轉型，提升檔案價值
匯集各業(yè)務平臺信息形成結構化數(shù)據(jù)，支撐多維度的查詢、分析、統(tǒng)計作業(yè)。拓展檔案智能化運用場景，提高檔案利用率，展現(xiàn)信息價值。
電子會計檔案管理不僅僅是以電子化的技術替換傳統(tǒng)實物檔案的管理，不僅僅是把線下業(yè)務搬遷到線上實現(xiàn)，而是要依據(jù)國家持續(xù)推進的政策法規(guī)、結合企業(yè)內部的實際管理情況，充分考慮需要歸檔的檔案類型、哪些可以電子化的內容、涉及哪些外部的信息系統(tǒng)、相關檔案管理流程等內容，并對前端流程、業(yè)財系統(tǒng)提出對應的改造要求。
作為財務數(shù)字化最后一公里的電子會計檔案，深刻地影響并進一步推動了企業(yè)內部管理制度、組織的職責分工、業(yè)務流程和模式、核算標準化的優(yōu)化。
4.開靈科技電子會計檔案核心流程與業(yè)務價值：
①會計資料的采集：支持本地上傳、掃描、接口傳輸?shù)确绞绞占珯n案數(shù)據(jù)（記賬憑證、原始憑證：如報銷單據(jù)、電子發(fā)票、電子票據(jù)，及影像文件、賬簿資料、報表資料等），通過和業(yè)務系統(tǒng)對接，實現(xiàn)檔案相關數(shù)據(jù)之間的自動關聯(lián)，讓企業(yè)檔案數(shù)據(jù)100%歸檔。
②會計檔案整理：對收集到的會計資料進行數(shù)據(jù)處理，分類組裝檔案元數(shù)據(jù)及其附件文件，同時加密數(shù)據(jù)信息，并進行板式文件格式轉換、完成組卷歸檔，通過靈活定義檔案門類，可以根據(jù)年份、類型、全宗、項目號多種維度進行自定義設置，并且能按國家標準規(guī)范進行建立全宗卷。
③會計檔案利用：針對海量數(shù)據(jù)，檔案管理系統(tǒng)提供了多種檢索方式，包括全文檢索、條件檢索、元數(shù)據(jù)檢索來定位目標文檔。員工可以在借閱列表中檢索，選擇需要借閱的文件加入借閱流程，也支持在借閱期內發(fā)起續(xù)借申請，可延長借閱周期。
④會計檔案鑒定：檔案系統(tǒng)中的鑒定類型一般分為四種，開放鑒定、保管期限鑒定、密集鑒定、銷毀鑒定等。系統(tǒng)能夠按照預先設置好的處理規(guī)則，自動提醒檔案到期，檔案管理員可以選擇一批需要鑒定的檔案，批量進行處理。
⑤會計檔案銷毀：當鑒定流程結束后，系統(tǒng)會自動將鑒定結果為無價值的檔案歸入待銷毀庫。檔案管理員定期執(zhí)行銷毀動作，銷毀后的檔案可以直接刪除，也可以根據(jù)預設的規(guī)則進入回收站，這樣的當時避免有些檔案被錯誤處理，最大限度的保證用戶檔案信息資源的安全。
5.開靈科技電子會計檔案業(yè)務價值
開靈科技的電子會計檔案管理系統(tǒng)能夠為客戶提供從紙質檔案到電子檔案的全生命周期管理，實現(xiàn)了電子檔案收集、生成、歸檔、借閱、統(tǒng)計、利用、鑒定、銷毀的全過程管理，讓企業(yè)告別傳統(tǒng)檔案管理成本高、查閱不便、易丟失等問題。將數(shù)據(jù)信息化后，完善檔案數(shù)據(jù)鏈，便于實現(xiàn)財務共享，解決財務共享中物理票據(jù)、文檔集中共享等問題。
· 完全滿足政策管理要求：滿足最新的數(shù)電票、電子憑證的歸檔要求，高效應對內外部的檢查。
· 助力檔案管理人員轉型：替代財務人員、檔案管理人員繁雜的檔案整理、查詢等基礎工作。
· 規(guī)范管理并強化管控：規(guī)范內部管理，加強風險管控，解決分支機構檔案分散管理帶來的風險。
· 助力企業(yè)數(shù)字化轉型：通過對檔案管理的數(shù)字化建設，為全集團的數(shù)字化轉型建設添磚加瓦。
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