1.0【目的】

規(guī)范ERP系統業(yè)務操作流程，提高各部門業(yè)務人員對系統的操作能力！

2.0【范圍】

適用于深圳盛泰光電有限公司銷售部！

3.0【定義】

3.1 銷售訂單: 是反映由購銷雙方確認的客戶要貨需求的單據，它可以是企業(yè)銷售合同中關于貨物的明細內
容，也可以是一種訂貨的口頭協議。

4.0【職責】

4.1 主要工作

1. 客戶檔案資料增加、維護。
2. 客戶存貨檔案對照表的維護，以及客戶存貨價格表的管理。
3. 銷售報價業(yè)務的執(zhí)行、跟進和維護。
4. 銷售訂單業(yè)務的執(zhí)行、跟進和維護。
5. 銷售發(fā)貨業(yè)務的執(zhí)行、跟進和維護。
6. 根據日常工作，通過系統對相關共享信息進行查詢，并作統計報表分析。

4.2 職責要求

1. 嚴格按照本規(guī)范文件進行操作。
2. 在實際運作的過程中，發(fā)現基礎資料或其他相關設置有問題，需及時向相關部門反映并要求得到落實。
3. 如果由于各種原因，不能上班的時間超過一天，需要事先把自己未處理的原始單據交接給相關指定人員， 確保系統的工作每天及進行處理完畢。
4. 用戶不越權操作、不做違規(guī)業(yè)務。
5. 每個用戶只可以用自己的用戶名進行登錄，并保證自己密碼不泄密，定期性更改密碼。
6. 業(yè)務單據需要及時錄入，并要求實際工作執(zhí)行完成;業(yè)務操作完畢后或離開座位請及時關閉窗口。

4.3 關聯部門

1. 工程部：要求及時將訂貨相關信息（如存貨名稱、產品BOM清單）維護，確保業(yè)務部能第一時間在系統下達銷售訂單。同時，在日常工作中出現工程資料的更改需要在第一時間通知到業(yè)務部，以便業(yè)務部及時跟客戶溝通。
2. PMC部: 當訂單交貨出現異常的時候，第一時間通知業(yè)務部，以便業(yè)務部作出發(fā)貨調整。
3. 倉庫部：根據業(yè)務部的發(fā)貨通知，及時做好銷售出貨備貨工作。
4. 生產部：需每天及時將生產完工狀況及時錄入，確保業(yè)務部能通過系統準確地掌握銷售訂單完成狀況。

5.0 【內容】

5.1 客戶基礎資料維護

5.11 業(yè)務流程圖：

5.12 客戶檔案維護

5.121 [菜單路徑]：基礎設置-基礎檔案-客商信息-客戶檔案

• 上圖中A、B、C、D分別跳出的編輯窗口

5.122 [操作說明]

• 基本屬性設置

1. 客戶編碼：客戶編碼必須唯一?？蛻艟幋a可以用數字或字符表示，最多可輸入20位數字或字符。
2. 客戶名稱：可以是漢字或英文字母，客戶名稱最多可寫49個漢字或98個字符?？蛻裘Q用于銷售發(fā)票的打印，即打印出來的銷售發(fā)票的銷售客戶欄目顯示的內容為銷售客戶的客戶名稱。
3. 客戶簡稱：可以是漢字或英文字母，客戶名稱最多可寫30個漢字或60個字符?？蛻艉喎Q用于業(yè)務單據和賬表的屏幕顯示，例如：屏幕顯示的銷售發(fā)貨單的客戶欄目中顯示的內容為客戶簡稱。
4. 對應供應商編碼、簡稱：在客戶檔案中輸入對應供應商名稱時不允許記錄重復，即不允許有多個客戶對應一個供應商的情況出現。例如當在001客戶中輸入了對應供應商編碼為666，則在保存該客戶信息時同時需要將666供應商檔案中的對應客戶編碼記錄保存為001。
5. 所屬分類：點擊參照按鈕選擇客戶所屬分類，或者直接輸入分類編碼。
6. 所屬地區(qū)碼：可輸入客戶所屬地區(qū)的代碼，輸入系統中已存在的代碼時，自動轉換成地區(qū)名稱。
7. 客戶總公司：客戶總公司指當前客戶所隸屬的最高一級的公司，該公司必須是已經通過[客戶檔案設置]功能設定的另一個客戶。在銷售開票結算處理時，具有同一個客戶總公司的不同客戶的發(fā)貨業(yè)務，可以匯總在一張發(fā)票中統一開票結算。
8. 開票單位：選擇總公司名稱或本身的名稱錄入，必須參照選擇輸入。
9. 稅號：輸入客戶的工商登記稅號，用于銷售發(fā)票的稅號欄內容的屏幕顯示和打印輸出。

10.法人：輸入客戶的企業(yè)法人代表的姓名，可輸入50個字符25個漢字。

11.客戶級別：指客戶的等級分類，參照客戶級別檔案輸入。

12.所屬銀行：指開戶銀行對應的總行，參照銀行檔案輸入。

13.幣種：字符10漢字5，可參照選擇或輸入。

14.國內：指國內客戶，如果啟用銷售系統，新增客戶檔案默認為'國內'

• 聯系頁屬性設置

1. 分管部門：該客戶歸屬分管的業(yè)務部門。
2. 專營業(yè)務員：指該客戶由哪個業(yè)務員負責聯系業(yè)務。
3. 電話、手機號碼、呼叫機：可用于銷售發(fā)票的客戶電話欄內容的屏幕顯示和打印輸出。
4. 聯系人：將字段長度增加至50位，可參照聯系人檔案進行錄入，可參照范圍是該客戶的所有聯系人。也可錄入檔案中不存在的聯系人，保存客戶檔案時，同時按一定規(guī)則保存到客戶聯系人檔案中。
5. 發(fā)貨倉庫：參照系統倉庫名稱檔案。

• 信用頁屬性設置

1. 應收余額：應收余額指客戶當前的應收賬款的余額，由系統自動維護，用戶不能修改該欄目的內容。點擊客戶檔案主界面上的〖信用〗按鈕，計算并顯示應收款管理系統中客戶當前應收款余額。
2. 付款條件：可用于銷售單據中付款條件的確省取值。

• 其它屬性設置

1. 發(fā)展日期：該客戶是何時建立供貨關系的。
2. 停用日期：輸入因信用等原因和用戶停止業(yè)務往來的客戶被停止使用的日期。停用日期欄內容不為空的客戶，在任何業(yè)務單據開具時都不能使用，但可進行查詢。如果要使被停用的客戶放棄使用，將停用日期欄的內容清空即可。

5.13 客戶存貨對照表維護

5.131 [菜單路徑]：基礎設置-基礎檔案-對照表-客戶存貨對照表

提示：物料可以一對多,即客戶兩個物料編碼對應公司一種物料.

5.14 客戶存貨價格表維護

5.141 客戶調價單業(yè)務

[菜單路徑]：銷售管理-價格管理-調價單

5.142 客戶價格列表

[菜單路徑]：銷售管理-價格管理-客戶價格列表

5.2 銷售報價及訂單下達業(yè)務

5.21 業(yè)務流程圖

5.22 客戶報價業(yè)務

5.221 [菜單路徑]:銷售管理-銷售報價-銷售報價單

5.222 業(yè)務操作圖解說明

5.223 功能說明：

1） 銷售報價是企業(yè)向客戶提供貨品、規(guī)格、價格、結算方式等信息，雙方達成協議后，銷售報價單轉為有效的銷售訂單。

2） 企業(yè)可以針對不同客戶、不同存貨、不同批量提出不同的報價、扣率;
3） 銷售報價單是可選單據，用戶可根據業(yè)務的實際需要選用;

5.224 作業(yè)說明：

1） 報價單只能手工增加;

2） 報價單可修改、刪除、審核、棄審、關閉、打開;

3） 審核未關閉的報價單可參照生成銷售訂單;

5.23 客戶訂單業(yè)務：

5.231 [菜單路徑]:銷售管理-銷售訂貨-銷售訂單

5.232 業(yè)務操作圖解說明

5.223 操作說明：

1. 客戶訂單手工增加，也可參照客戶報價單、合同生成。
2. 客戶訂單可修改、刪除、審核、棄審、關閉、打開，可以行關閉、行打開。
3. 未審核未整單關閉的客戶訂單可鎖定、解鎖。系統將已鎖定、已審核的未關閉的客戶訂單余量作為需求規(guī)劃的需求來源。
4. 已審核未關閉的客戶訂單可以變更。

5.224 操作要求：

1. 國內生產工程單編號規(guī)則：ANC年月日 4位流水號。表頭中的的客戶訂單號指客戶給我們下達的訂單號碼,可以重復.
2. 表體中的存貨發(fā)貨日期要大于完工日期，發(fā)貨日期指給客戶發(fā)貨的日期，完工日期指要求生產完工的日期。
3. 訂單如有特殊要求，需在備注欄里面進行錄入，同時也可以將客戶的附件納入此訂單的附頁中.
4. 訂單都必須進入評審動作，如果訂單下達完全是公司標準產品，則在表體訂單BOM中為“否”，如果有客戶特殊要求，則需要選擇訂單BOM為“是”，同時要求在表頭要求中，填寫客戶詳細的要求。
5. 訂單審批流設置：銷售助理制單和修改，并提交給部門主管審核，然后提交給研發(fā)部。
6. 為確保訂單要求描述清晰，作以下補充規(guī)定：

• 國內訂單可以多個產品在一個訂單中下達，因為是國內預測單，無客戶訂單號。國外訂單考慮到訂單包裝要求的不同，要求一個產品下達一個訂單，至于客戶訂單號，可以重復，也就是說一個客戶訂單號可以對照多個生產工程單號。

1. 客戶訂單可以手工增加，也可以參照銷售報價單生成！如果通過報價單生成，則報價單的存貨必須是系統中的標準產品。
2. 銷售訂單只有在審核情況下才可以進入PMC部的需求運算過程中。
3. 針對國內銷售訂單，當該訂單產品已完工入庫，并作了釋放后，需要在訂單界面將該訂單進行關閉。

5.3 銷售發(fā)退貨業(yè)務：

5.31 業(yè)務流程圖:

5.32 銷售發(fā)貨業(yè)務

5.321 [菜單路徑]:銷售管理-銷售發(fā)貨-發(fā)貨單

5.322 業(yè)務操作圖解說明

5.323 操作說明：

1. 銷售發(fā)貨單可以手工增加，也可以參照銷售訂單生成。
2. 發(fā)貨單可以修改、刪除、審核、棄審、關閉、打開，可以行關閉、行打開.
3. 已審核未關閉的銷售發(fā)貨單可參照生成銷售發(fā)票.
4. 銷售發(fā)貨單審核后，在庫存管理中生成銷售出庫單.

• 參照生單界面

[小提示]

1. 銷售發(fā)貨單默認參照選項為“客戶訂單”，如需更改可進入銷售選項中進行設置?。ㄒ娤聢D）
2. [操作路徑]：銷售管理-設置-銷售選項-其他控制頁簽

• 生成后的發(fā)貨單

[注意事項]

1、銷售發(fā)貨之前必須先查詢[銷售現存量查詢表]，確認自己的訂單是不是已經辦理入庫！
特別提示：系統中的成品全設定了批號管理！生產部在辦理入庫時，都默認將銷售訂單號當作入庫的批號進行！如果屬樣品則寫明是“樣品”批號。

• 注意所有成品出貨的倉庫都必須是成品倉，如果是出原材料或半成品則需先由生產部或倉庫部先進行調撥，再進行出貨。銷售發(fā)貨時，同時需注明發(fā)貨單價，同時，系統已經設定客戶檔案查看權限，非自己的客戶業(yè)務單據，是不允許查看。銷售發(fā)貨審批流：銷售助理制單，部門主管審核，財務部終審。

提示：

• 國內發(fā)貨不通過生產工程單生單，直接手工新增成品，同時勾選對應訂單批號。同時，提醒國內的發(fā)貨成品，需先將訂單產品進行釋放成公用庫存。國外發(fā)貨完全按生產工程單生單。

5.33 銷售退貨業(yè)務

5.331 [菜單路徑]:銷售管理-銷售發(fā)貨-退貨單

• 生成后的退貨單

[注意事項]

• 退貨必須先退回不良品倉，如果檢驗確認合格后，則通過調撥單轉入成品倉;銷售退貨數量為負數，同時必須注明單價。對于退貨回來的成品，進入不良品倉時，也需要賦予批號，統一規(guī)定為“退貨”批號。銷售退貨單審核后，倉庫憑自動生成的紅字《銷售出庫單》辦理入倉業(yè)務。

5.34 國內訂單成品釋放業(yè)務

系統所有產品都為LP按訂單模式管控，所有出貨都必須按訂單號管理，因國內發(fā)貨不受訂單號控制，故在發(fā)貨前需作釋放動作，具體操作如下：

[菜單路徑] 銷售管理-銷售訂貨-訂單預留-按訂單預留

5.4 日常管理報表查詢業(yè)務

5.41 銷售訂單預警和報警查詢

5.411 [菜單路徑]: 銷售管理-銷售訂貨-銷售訂單預警和報警

5.412 操作業(yè)務圖解

5.413 業(yè)務說明：通過此業(yè)務可實時關注銷售訂單的執(zhí)行狀況!

• 提前預警的訂單記錄：訂單數量＞累計發(fā)貨數量且0≤預發(fā)貨日期－當前日期≤提前預警天數
• 逾期報警的訂單記錄：訂單數量＞累計發(fā)貨數量且預發(fā)貨日期－當前日期＜0且當前日期－預發(fā)貨日期≥逾期預警天數。

5.42 銷售現存量查詢

5.421 [菜單路徑]: 銷售管理-銷售現存量查詢

5.422 操作業(yè)務圖解

• 銷售現存量查詢

5.423 業(yè)務說明：可以查詢所有具有銷售屬性的存貨的當前現存量、可用量，以及時掌握可發(fā)貨數量。

1）現存量：倉庫當前的倉存數量

2）可用量：倉庫當前可以使用的數量

3）預發(fā)貨數量：在未來的時間，總共需要發(fā)貨的數量。

4）待入庫數量：在未來的時間，總共預計入庫的數量。

6.0 【流程圖】

7.0 【表單記錄】

《客戶訂單》《發(fā)貨單》《退貨單》《銷售報價單》