合同管理軟件，是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代企業(yè)的先進(jìn)管理思想，為企業(yè)提供決策、計(jì)劃、控制與經(jīng)營(yíng)績(jī)效評(píng)估的全方位、系統(tǒng)化的合同管理平臺(tái)。它能夠規(guī)范基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、提高合同管理的效率、讓合同管理標(biāo)準(zhǔn)化。它為銷售、法律、財(cái)務(wù)、采購(gòu)和合同管理團(tuán)隊(duì)提供了一套方便的集成工具，讓各團(tuán)隊(duì)都能夠高效地對(duì)合同進(jìn)行管理。
合同管理軟件是企業(yè)數(shù)字化經(jīng)營(yíng)管理中必用的軟件之一，那么企業(yè)在選擇合同管理軟件時(shí)應(yīng)該從哪些維度進(jìn)行判斷呢？產(chǎn)品功能與需求的匹配度、企業(yè)和品牌的實(shí)力等都是必須看的維度。今天我們從合同管理軟件一般的常用功能角度，幫你對(duì)目標(biāo)供應(yīng)商進(jìn)行篩選。
首先，合同管理軟件的基本功能應(yīng)該包含合同起草、合同審批、合同文件管理、結(jié)算管理、進(jìn)度追蹤、合同變更、合同預(yù)警和數(shù)據(jù)報(bào)表等，其中比較常用的功能是合同起草、合同審批、合同管理、履約跟蹤和數(shù)據(jù)分析。
功能一：合同起草
一般的合同管理軟件基本上會(huì)覆蓋大部分情況下的合同模板，以便不同行業(yè)、不同角色和不同場(chǎng)景的合同使用需求。同時(shí)系統(tǒng)中還會(huì)有豐富多樣的表單控件以供選擇，在合同起草中，可以自動(dòng)添加字段，提供身份證、圖片、單選、多選、多行文本等多種業(yè)務(wù)組件，來(lái)滿足不同場(chǎng)景中對(duì)信息收集的需求，幫助使用者快速起草擬定合同。
功能二：合同審批
合同審批的流程是這樣的：
1.由合同承辦人填寫(xiě)合同審批表辦理合同送審手續(xù)；
2.承辦部門負(fù)責(zé)人審核相關(guān)業(yè)務(wù)需求，簽署審批意見(jiàn)；
3.經(jīng)法務(wù)審核，無(wú)問(wèn)題后的合同轉(zhuǎn)管理層審核；
4.各業(yè)務(wù)直屬總裁對(duì)相關(guān)合同進(jìn)行審核，簽署相關(guān)意見(jiàn)；
5.簽章備案歸檔。
那么合同管理軟件的合同審批功能應(yīng)該具備哪些能力呢，首先是具備線上評(píng)審能力，其次要能在線留痕，這樣就可以清晰地看到合同在各個(gè)環(huán)節(jié)的修改和審批意見(jiàn)；然后要有風(fēng)險(xiǎn)語(yǔ)義提取功能，最好還要有OCR文本比對(duì)功能。
功能三：合同管理
這里的合同管理，是指文件管理，我們知道，每個(gè)公司的合同類型是多樣的，數(shù)量是巨大的，那么文件如何進(jìn)行管理就是非常核心的問(wèn)題。
好的合同管理系統(tǒng)可以根據(jù)發(fā)起人、合同類型、關(guān)鍵詞等維度將合同自動(dòng)歸檔到指定分類，還可隨時(shí)調(diào)取取借閱合同，而無(wú)需人工歸檔，解放人力。
功能四：履約跟蹤
合同管理軟件要能夠對(duì)合同進(jìn)度進(jìn)行追蹤；同時(shí)還要智能提取合同的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，這個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)可以是時(shí)間節(jié)點(diǎn)，也可以是某個(gè)特殊約定的條件，并能在這些關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)前進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警，針對(duì)不同合同內(nèi)約定的不同時(shí)間節(jié)點(diǎn)或條件進(jìn)行預(yù)警提示。
比如勞動(dòng)合同中，一般勞動(dòng)合同到期前一個(gè)月，就應(yīng)該針對(duì)員工的情況進(jìn)行續(xù)簽或解除勞動(dòng)合同，如果合同到期但沒(méi)有進(jìn)行續(xù)簽或解除勞動(dòng)合同，企業(yè)方就違反了《勞動(dòng)法》的規(guī)定，員工可以行使勞動(dòng)仲裁。
功能五：數(shù)據(jù)分析
一方面，合同管理軟件要能夠自動(dòng)統(tǒng)計(jì)多維度的合同數(shù)據(jù)，讓管理者可以實(shí)時(shí)了解合同進(jìn)度和合同執(zhí)行情況；
另一方面，系統(tǒng)還需對(duì)合同關(guān)鍵信息進(jìn)行提取，生成可視化的圖表，對(duì)企業(yè)各業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，反哺業(yè)務(wù)，輔助決策。
除了這5個(gè)常用的功能外，合同管理軟件還應(yīng)該具備安全簽署、合規(guī)管理和API集成接口等核心功能或能力，一般而言這三個(gè)功能是合同管理系統(tǒng)必備的，所以這里不多贅述。
以上，希望能對(duì)你在合同管理軟件的選型中有所幫助。
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