本文作者 | 經(jīng)韜緯略智庫

全文7373字

【本文結(jié)構(gòu)】

?崗位設置表的編制

?崗位編碼如何設置

?崗位描述用詞規(guī)范

?崗位職責描述編寫要點

?工作描述編寫要點

?崗位任職資格編寫要點

?職務說明書的模板

崗位設置表的編制

崗位設置表是崗位設置工作的最后成果，是企業(yè)規(guī)范化管理的一個正式的、重要的文件。崗位設置表通常有部門職位設置表和公司崗位設置表兩種形式。

一、部門職位設置表

按照各個部門、各個單位的崗位分別設置的表稱為部門崗位設置表。這種表主要是介紹部門內(nèi)有幾個崗位、工作職責等，每個部門一張表。例如，公司一共有11個部門，那么就要有12張表。其中公司高層，如公司總經(jīng)理、各個副總或者總監(jiān)之間的分工也要有一張崗位設置表。

企業(yè)下屬單位，如中心或者實驗室也要單獨一張表。如果是地區(qū)公司或者分公司，可能跟總公司一樣要有兩個層次；一個層次就是分公司的領導要有一張表；另一個層次是分公司各個部門要有一張表。

崗位設置表跟崗位說明書是不一樣的。崗位說明書是把崗位的主要職責、部分責任、支持責任全部寫清楚，崗位設置表只寫主要職責。例如，表1某公司企業(yè)管理部崗位設置表。

表1 管理部崗位設置表

續(xù)表

小貼士

這里需要提醒的是：部門崗位的設置，一定要根據(jù)部門的職能的大小來通盤考量，并有足夠的工作量來支持崗位的存在價值。如果設置的崗位工作量不足，則應考慮將其他崗位的職責充實在該崗位，或者撤銷該崗位將職責歸并到其他崗位中。

二、公司崗位設置表

公司崗位設置總表把全公司的崗位統(tǒng)一排成一張大表，上面只寫明崗位編號、崗位部門、崗位名稱而不寫崗位職責，總表包括三個欄目。

1.崗位編號

規(guī)范化管理中，文件前面都有一個英文字母。例如，崗位設置用G，G后面的數(shù)字表示一個部門，假如公司有11個部門，分別用G—1、G—2等表示，分別表示企管理部、生產(chǎn)部等。如果是第一個部門的第一個崗位就叫1001，第二個是1002等。這樣編的好處是：實現(xiàn)計算機化、信息化管理的時候比較方便。

2.崗位部門

每家企業(yè)都由若干個部門組成，不同的崗位也分別隸屬于各個部門。例如，生產(chǎn)管理員這個崗位就隸屬于生產(chǎn)部。

3.崗位名稱

首先確定稱呼方法，如公司的最高領導有的叫總裁，有的則叫總經(jīng)理等等。各部門的領導有的叫部長，有的叫經(jīng)理。部長或者經(jīng)理之下有的單位叫主管，有的單位叫專員?？茊T里面能承擔一定責任的、級別相對高一點的叫主任科員，承擔一般責任的可能叫作員工管理員、培訓員等。這樣就把公司的所有崗位的名稱統(tǒng)一起來，列在崗位設置表里。

表2 某科技集團有限公司崗位設置總表

續(xù)表

續(xù)表

小貼士

崗位名稱的確立應建議從以下幾個方面著手：一是管理國家職業(yè)標準的分類規(guī)范，見《中華人民共和國職業(yè)分類大典》。二是參照美國2010年修訂的職義分類標準。三是參照行業(yè)的通行標準。四是參照本企業(yè)的約定俗成。

【管理分享】 企業(yè)崗位管理辦法

續(xù)表

續(xù)表

續(xù)表

續(xù)表

續(xù)表

表3 崗位調(diào)整申請表

續(xù)表

崗位編碼如何設置

崗位編碼，也叫崗位編號、工作代碼。目的是使企業(yè)的管理標準化，能夠迅速、有效查找所有職位，以及職位的上下級關(guān)系。因此組織應給每一個崗位進行編碼，以分辨該崗位在組織中的地位關(guān)系。

【管理分享】 某公司崗位與部門組織編碼規(guī)則

一、目的：為使公司崗位與組織編碼標準化。明確崗位與部門的地位關(guān)系。

二、適用范圍：公司所有部門與崗位。

三、權(quán)責

3.1 人力資源部負責組織與崗位編碼的編制。

3.2 各部分負責按標準落實及監(jiān)督按規(guī)范填寫。

四、管理內(nèi)容

4.1部門代碼編制規(guī)則。

（1）部門代碼以大寫字母加阿拉伯數(shù)字組成，具體為

（2）部門類別明細

一級部門：總部（1）總經(jīng)辦（2）管理部（3）生產(chǎn)部（4）研發(fā)部（5）財務部（6）業(yè)務部（7）

二級部門：生管課（1）五金課（2）電子課（3）涂裝課（4）塑膠課（5）倉儲課（6）壓鑄課（7）組裝課（8）品管課（9）人力資源部（10）總務課（11）研發(fā)課（12）工程課（13）

三級部門：

五金課：沖壓組（1）模具組（2）螺管組（3）

電子課：電子組（1）電源組2）

涂漆課：噴粉組（1）色漆組（2）清洗組（3）

倉儲課：材料組（1）成品組（2）搬運組（3）

壓鑄課：壓鑄組（1）拋光組（2）

組裝課：組裝線（1）組裝線（2）組裝線（3）……組裝線（7）

人力資源課：招聘組（1）培訓組（2）人資組（3）

總務課：維修組（1）清潔組（2）保安隊（3）

研發(fā)課：繪圖組（1）樣品組（2）

工程課：模具組（1）IE組（2）

4.2 崗位代碼編制規(guī)則

4.2.1 崗位代碼以部門代碼 二位阿拉伯數(shù)字組成

4.2.2 崗位代碼一覽表

續(xù)表

續(xù)表

續(xù)表

續(xù)表

續(xù)表

小貼士

崗位編碼規(guī)則不是僅有本書介紹的一種模式，各位HR同行應根據(jù)自身企業(yè)崗位層級的多少、崗位數(shù)量的多少以簡單明了的方式來編寫，千萬不可搞得太復雜。

崗位描述用詞規(guī)范

在崗位職責與任職資格的描述中，會經(jīng)常選用一些具體的動詞來準確表述意思。通過具體的詞匯可以指出工作的種類、復雜程度任職者需具備的具體技能與技巧，因此，動詞的應用必須準確，傳遞明確的指向信息。以及應承擔的具體責任范圍等。具體常用動詞（部分）見表3。

表3 崗位描述用詞規(guī)范

續(xù)表

續(xù)表

續(xù)表

表4 崗位能力分級表

續(xù)表

續(xù)表

續(xù)表

崗位職責描述編寫要點

崗位職責是為了實現(xiàn)公司和部門的目標。根據(jù)部門的職能進行分解該崗位應承擔的工作責任和工作任務。一個崗位包含有多項具體的崗位職責、一項崗位職責包括有多項工作任務，在進行崗位職責的描述時應注意以下的要點。

1.崗位職責描述的邏輯性

要求每一個崗位都有多項的職責，在進行崗位職責時應按照順序清晰的排列，條理上清楚，既不能使各崗位的職責重疊，也不能留有空白。

圖1 職責分解示意圖

2.崗位職責描述按照職責重要程度編寫

每個崗位的多項職責的重要程度都不是一樣的，有主要的職責和一般的職責之分。因此在進行崗位描述時，應根據(jù)崗位的核心工作內(nèi)容，以及工作任務繁簡程度，將主要職責排在前面，依次往下排列，使崗位職責層次，主次分明，崗位任職者使用時就能主次分明。

3.崗位職責描述要按照履行職責的頻率來編寫

每項職責在履行時，其工作任務的發(fā)生有每天必須做的，如人事專員的職責之一的考勤管理，就必須每天處理。但也有的工作任務每周進行一次，或每月進行一次，或每年進行一次或幾次的。因此頻率高的工作職責一般寫在前面，依次往下排列。

4.崗位職責描述用詞要規(guī)范標準

每一句話只完整表達一項基本職責，撰寫的句式一般為：行為 行為對象 限制條件 達到的效果 考核標準，即通過哪些工作，怎么去做才能完成職責（如財務課長的職責之一的描述：履行財務課職責，按時、按質(zhì)、按量完成財務經(jīng)理下達的任務）并且用詞準確表達含義，不模棱兩可；語言通俗易懂，不用生詞，自創(chuàng)或隨意簡化的詞句。

5.職責項目的數(shù)量和權(quán)重

每個崗位職責的數(shù)量有多有少，根據(jù)部門職責分解到每個崗位的數(shù)量一般在6～8項為宜。但也不能少于4項，個別崗位可酌情增加和減少，過多過少都不符合崗位的設計原則，容易造成崗位的忙閑不均；各項職責占所有工作的比重應按其實際工作來評估確定比例填寫，每項職責占用時間一般不大于所有職責的5%。

小貼士

崗位職責的定義：是指該崗位需要完成的工作內(nèi)容以及應承擔的責任范圍。它是組織為完成某項任務而確立的。

工作描述編寫要點

工作說明書在企業(yè)管理中的作用就是幫助崗位任職者，了解其工作職責與權(quán)限工作地點、范圍，工作關(guān)系、績效標準。因此在編寫工作描述中明確撰寫重點就非常重要。

一、崗位標識編寫要點

職位標示就如同一個產(chǎn)品的標簽，讓崗位任職者一看對該崗位有一個很直觀的印象，就能夠判斷出該崗位是做那些大概的工作的，一般包括：職位名稱、職位編號、直接上級、下級崗位與人員數(shù)、晉升通道、輪轉(zhuǎn)崗位、職等職級等。

1.崗位名稱編寫要點

第一，根據(jù)國家職位規(guī)范標準目錄的崗位命名來規(guī)范公司的崗位名稱，使企業(yè)崗位名稱與國際國內(nèi)的稱謂接軌，可以避免職務說明書以后用于招聘時減少應聘者的誤會。第二，用行業(yè)與企業(yè)的通行的稱謂或約定俗成，盡量不要為了標新立異，別出心裁，隨意杜撰。第三，嚴格按公司“崗位設置表”編寫，一個企業(yè)相同的或相似的工作內(nèi)容的崗位不可出現(xiàn)二個職位名稱，如“總裁助理”與“助理總裁”，這樣的隨意現(xiàn)象。

2.崗位編寫填寫要點

崗位編碼必須嚴格根據(jù)企業(yè)“崗位編碼一覽表”規(guī)定編寫填寫，不可隨意變動。

3.所在部門填寫要點

一般按該崗位所在的部門—處（室）—課（室）—組（班）的全稱來填寫（參照組織結(jié)構(gòu)圖中該崗位所處部門）不可簡化名稱。如“生產(chǎn)管理部”簡化為“生產(chǎn)部”或“生管”。

4.直接上級編寫要點

這里指的是具有行政關(guān)系意義上的上級，而非職能關(guān)系意義上的上級。如課長的上級是經(jīng)理或部長，而同時又有IE工程師來指導課長的工作，則工程師不可作為該崗位的上級，因其沒有行政隸屬關(guān)系，只是技術(shù)指導關(guān)系；注意行政副職的現(xiàn)象，如此崗位沒有具體的分管安排，則其只為正職崗位的下級，而沒有直屬下級崗位，自然也不是任何崗位的直接上級。

5.直屬下級崗位名稱填寫要點

此與第4點存在對應關(guān)系。對于管理中幅度較大的部門可能不止一個下級，或許有多個下級的情況。

6.晉升通道的編寫要點

一個企業(yè)的員工發(fā)展通道應不只有一個通道，公司在制訂員工發(fā)展計劃既要考慮讓員工從縱向的發(fā)展，也要考慮橫向的發(fā)展，即從行政上升或從技術(shù)、業(yè)務上提升。如秘書崗位縱向的發(fā)展。秘書→助理→組長→課長→經(jīng)理→總監(jiān)；橫向發(fā)展：初級秘書→中級秘書→高級秘書→資深秘書。因此對晉升通道的填寫一般以雙通道更為科學。

7.輪換崗位的編寫要點

崗位的輪換是使員工克服單調(diào)的工作，喚起員工工作熱情的方法，一般采用的是列舉方法將可以輪換的崗位排列出來，但要注意遵循先部門內(nèi)輪崗，再部門外輪崗的順序，崗位輪換不是隨意調(diào)崗，要考慮三個方面的因素：一是屬于崗位工作范圍的擴大，二是崗位不要跨部門或跨區(qū)域，三是崗位的難易程度相當。

8.職等、職級的編寫要點

職等職級的填寫一般是在對崗位的價值評價之后，通過崗位評價確定崗位的等級。

小貼士

編寫崗位標示的目的，是便于我們對崗位的管理。它是職務說明書的具體項目之一。企業(yè)可以根據(jù)自己的實際情況來決定所包含的信息。

二、崗位概要的編寫要點

就是用一句或幾名話比較簡單而精確說明崗位為什么需要存在，讓一個對這一崗位毫無了解的人一看崗位概要就知道該職位承擔哪些職責。一般用動詞來準確地描述，如“以何為目的……，有何限制……，有何做法”。此陳述只包含手段與結(jié)果，不包括達成結(jié)果的過程描述。具體動詞應用見“崗位描述動詞規(guī)范”。

例如，某企業(yè)行政部經(jīng)理的職位概要為：負責公司日常行政事務的管理及后勤保障工作；參與公司規(guī)章制度的制定，監(jiān)督制度的執(zhí)行。

小貼士

崗位概要顧名思義就是對崗位的工作內(nèi)容與職責進行提煉，用一句或幾句最精練的語言表述出來。因此，內(nèi)容與職責的綜合性、語言的簡潔性、意思的明確性是其主要的衡量要求。

三、工作關(guān)系的編寫要點

工作關(guān)系是指用于說明任職者履行職務時與企業(yè)的內(nèi)部或外部的人員因工作關(guān)系而發(fā)生的聯(lián)系。一般用工作關(guān)系圖來描繪一個崗位上下左右的各種工作關(guān)系和工作對象。

1.輸入

（1）指導：對該崗位進行工作指導的崗位，包括直接上級、間接上級以及上級指定的指導人員。對于沒有間接上級的可以空缺這一項。

（2）客戶需求：是指相對于該崗位而言，客戶對其提出的工作上的要求，這種需要一般會與崗位職責相對應。

（3）外部信息：是指公司外部會影響到該崗位工作的信息來源有哪些，包括客戶、供應商、政府機關(guān)、社會組織、競爭對手等。

2.輸出

（1）工作產(chǎn)出：是指該崗位工作產(chǎn)出的結(jié)果，一般與客戶要求相對應。

（2）影響對象：是指該崗位工作產(chǎn)出的結(jié)果影響到的各種對象，包括公司內(nèi)部客戶和公司外部客戶的各種對象。

（3）協(xié)同指該崗位在履行本崗位職責的過程中，需要一起協(xié)同工作的崗位或部門。一般將需協(xié)同的對象列舉。

（4）在對工作關(guān)系描述時只需列舉發(fā)生關(guān)系的對象即可，不要求對描述的對象細化。

圖2 工傷處理專員工作關(guān)系圖

四、工作權(quán)限的描述要點

它是說明崗位任職者完成工作任務，承擔責任，所必需的崗位權(quán)限范圍。一般從三個方面來描述：一是人事方面的權(quán)力，二是財務方面的權(quán)力，三是技術(shù)方面的權(quán)力。在描述權(quán)力時一般用三種權(quán)力方式：一是建議權(quán)，二是審查權(quán)，三是批準權(quán)。在對權(quán)限描述時應注意：

（1）批準權(quán)的唯一性。建議權(quán)可以由多個崗位享有，審查權(quán)也可以由一個或幾個崗位享有，但批準權(quán)則是只能由唯一的崗位作出。

（2）崗位的權(quán)力一定是保證該崗位職責履行所必備的。

（3）要將崗位行政職責與權(quán)限區(qū)別開來，行政職責不是所規(guī)定的權(quán)限，如對崗位的定級是屬于管理職責而非權(quán)限。

表5 主要職權(quán)定義

小貼士

在編寫職務說明書的工作權(quán)限時，一定要體現(xiàn)權(quán)限與職責的對等性，有責要授權(quán)，有權(quán)必須履責。

五、績效標準的編寫要點

崗位績效標準是企業(yè)期望該崗位任職者完成工作任務時須達到的標準，在編寫績效標準時應注意以下要點：

（1）應明確考核的崗位是該崗位的上一級崗位，而不是某個人。

（2）考核的內(nèi)容一般包括三個方面：一是工作的能力，二是工作的行為（過程），三是工作的結(jié)果（業(yè)績，包括正業(yè)績、負業(yè)績）。

（3）考核的方式與時間：即在什么時間（多長）用什么樣的方式來進行考核。

小貼士

績效標準的制定一定要保證大多數(shù)任職者“跳一下夠得著”，既不能太低，讓員工失去積極性，也不能太高讓任職者望而生畏，打擊其積極性。為此，制定合理的績效標準是能否績效考核能否真正落地的關(guān)鍵因素。

六、工作條件與時間編寫要點

工作的條件包括工作地、工作場所的物理條件、職業(yè)危害因素、工作時間特征等，對工作條件的描述要注意的是：

（1）工作地的描述是一個大的工作區(qū)域，如深圳市龍華新區(qū)即可。不能范圍太大（如廣東省或派出機構(gòu)如美國等），也不能太細（如某街道某路某號）。

（2）工作場所的環(huán)境應將影響的因素列明，并注明在某因素下的持續(xù)時間、頻度。如裝卸工職位，需說明室外作業(yè)，其室外作業(yè)時間占總作業(yè)時間50%，且室外作業(yè)年均4個月處于高溫作業(yè)（33℃以上）。

（3）工作時間特征的描述：描述的是正常狀況下開始工作時間至結(jié)束的時間，如上班時間為8:00～12:00，13:30～17:30。有例外情況只需注明即可，如偶爾需加班或出差。

小貼士

隨著社會的發(fā)展，對影響員工健康的作業(yè)環(huán)境的改善是每個企業(yè)應負的社會責任。因此在職務說明書中應明確告知員工崗位的職業(yè)危害因素，以及危害的程度，預防與保護措施。最好有危害的程度的量化標準，以及預防與保護的要求，這樣既滿足對法律對企業(yè)的要求，也能避免勞資糾紛發(fā)生。

崗位任職資格編寫要點

崗位任職資格也稱崗位規(guī)范，是指崗位任職者擔任該職務時應具備的教育水平、工作經(jīng)驗、身體素質(zhì)及其他特性要求。它為企業(yè)招聘、選拔錄用適崗人員，提供決策依據(jù)，也為培訓與開發(fā)提供依據(jù)。因此編寫時要明確以下幾點要求：

一、基本要求的編寫

崗位的基本要求的內(nèi)容包括：年齡、性別、學歷、專業(yè)、工作經(jīng)驗等方面，一般無特定要求的可缺少該項（如對性別無要求可不描述），對于基本要求的編寫應注意如下幾點。

1.學歷與專業(yè)的編寫要求

（1）該崗位描述的學歷是最低學歷要求，也就是說低于此要求后將無法勝任該崗位的工作。所以此描述時不是現(xiàn)在崗位任職者的學歷。此點很多企業(yè)都是依崗位調(diào)查來的現(xiàn)任職者的學歷為標準，這是不正確的。

（2）該崗位的專業(yè)要求不僅體現(xiàn)滿足崗位需求的最低要求，還應規(guī)范為與崗位的知識相一致或者相關(guān)聯(lián)的專業(yè)要求。當然有些高級管理崗位還需要跨專業(yè)跨領域的專業(yè)要求的，可采用列舉法排列（如某企業(yè)行政總裁職位專業(yè)要求除工商管理碩士專業(yè)外還要求有法律碩士雙碩士專業(yè)）。

（3）行業(yè)資格證書描述：一般應采用國家或行業(yè)頒發(fā)的資格證書，其名稱也應與國家或世界公認的職業(yè)標準名稱為準。

小貼士

對于專業(yè)與學要求的認識誤區(qū)：一是認為學歷高，勝任力就強，其實未必。二是崗位有某項工作需要，就按高標準去對學歷進行要求，完全不理會與崗位的整體實際相匹配。一個外資企業(yè)的清潔工有沒有必要本科畢業(yè)，英語四級的水平？答案是不需要的。但筆者就見過某外企的清潔工入職條件中有需英語四級水平的要求，他們的理由是清潔工要負責打掃外國雇員的辦公室與宿舍，沒有外語不能溝通和交流。

2.工作經(jīng)驗的編寫要求

（1）工作經(jīng)驗的編寫這里指的是從事與該崗位相近的工作經(jīng)歷，而非該人員的整個工作經(jīng)歷。

（2）工作經(jīng)驗的要求一定要以該崗位任職者在規(guī)定的試用期內(nèi)能勝任該崗位工作為標準，既不能規(guī)定的太長，也不能太短。

3.知識技能的編寫要求

（1）一定是為完成該崗位工作任務所必須具備的知識或技能，如財會人員的財務知識與財務軟件應用。

（2）知識技能的范圍要求：即要列出需要什么樣的知識和能力。

（3）知識、技能的水平要求：即要描述清楚所需的知識技能應達到什么樣的等級、水平，如業(yè)務員必須具備四級以上的英文能力、人事專員的文字輸入速度（打字能力）要求每分鐘輸入60字以上等。

（4）其他知識要求：該崗位跨部門的運作知識，如技術(shù)崗位領導除技術(shù)知識外，還包括所要求的專業(yè)知識或相近的專業(yè)知識；也包括對該知識要求的最低的要求（即經(jīng)過粗略了解的知識）。

4.所需能力的編寫要求

崗位所需的能力很多，包括分析能力、溝通能力、決策能力、統(tǒng)籌能力、執(zhí)行能力等，在編寫能力時不是將這些能力一一列舉，越全越好。因此編寫能力要求應注意：

（1）正確履行該崗位職責必須具備的能力就列舉，否則就不必列舉。

（2）一般列舉的是對該崗位而言是最重要的能力。如對于管理隊員計劃統(tǒng)籌能力非常重要，應是其必備能力；但對于前臺文員來講，語言表達與溝通能力又成為最為重要的能力之一。

（3）如果對該崗位而言只是一般意義的普通的能力，則應不做要求。對能力的要求描述不宜太多，一般不超過三項為宜。

（4）需要說明的是能力與技能是有區(qū)別的，不能混為一談，應細分別。技能具有通過學習，可熟練掌握的特點，如打字；而能力是指要預期的能在不同場合與環(huán)境下綜合運用的潛質(zhì)，如創(chuàng)新能力。

表6 崗位能力定義表

續(xù)表

職務說明書的模板

職務說明書的樣板不是一成不變的、千面一孔的，各企業(yè)根據(jù)自身的情況可以設計出適合自己的不同的樣板，以下就比較常見的企業(yè)的職務說明書介紹如下。

表7 某集團職務說明書樣板（一）

續(xù)表

續(xù)表

續(xù)表

續(xù)表

表8 某外資公司職務說明書樣板（二）

續(xù)表

表9 某民營企業(yè)職務說明書樣本（三）

續(xù)表

續(xù)表

表10 某控股公司職務說明書樣本（四）

續(xù)表

續(xù)表

表11 某總公司職務說明書樣板（五）

續(xù)表

小貼士

本文列舉了比較常見的幾種職務說明書的樣板，基本涵蓋了職務說明書中應有的項目與要求。HR可根據(jù)自己企業(yè)的實際進行增加或刪減。

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崗位是企業(yè)組織結(jié)構(gòu)中最基本的功能單位，是組織最小的單元，是各業(yè)務流程的節(jié)點，直接體現(xiàn)為一組具體的工作任務，它是人力資源管理的最基礎工作之一。

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